Wir verbinden E-Shops und Abrechnungssysteme über unsere eigene InSync-Anwendung
Wie können Sie Rechnungen automatisch zwischen Ihrem E-Shop und Ihrem Abrechnungssystem versenden? Was ist zu tun, wenn die E-Shop-Plattform keine direkte Integration für den Export und Import von Rechnungen bietet? Wo findet man eine universelle, zentralisierte Lösung?
Wir von TRITON IT haben bereits mehrere E-Shops betreut und bieten IT-Support für andere. Eine der Herausforderungen, mit denen unsere Kunden konfrontiert sind und um deren Lösung wir schon mehrfach gebeten wurden, ist der Import und Export von Rechnungen. Viele E-Shops erreichen ein Stadium, in dem die Umsätze in ihrem Online-Shop so schnell wachsen, dass viele Prozesse, einschließlich der Übertragung von Rechnungen an Buchhaltungssysteme, automatisiert werden müssen. Es kommt jedoch vor, dass die E-Shop-Plattform keine direkte Integration mit dem Fakturierungssystem bietet, so dass der E-Shop-Besitzer gezwungen ist, auf eine Softwarelösung eines Dritten zurückzugreifen.
Boxed E-Shop-Lösungen verfügen über Listen bevorzugter Lieferanten (die oben erwähnten Drittanbieter), die den Import/Export von Rechnungen anbieten. Sie arbeiten in der Regel auf der Grundlage von “Geben Sie uns 10 bis 20 Tausend, zahlen Sie uns 600 CZK pro Monat. Geben Sie uns Zugang zu Ihrem E-Shop und Ihrem Buchhaltungs-/Fakturierungssystem. Und wir werden den Import/Export für Sie organisieren”.
Aber ein solcher Ansatz hat seine Nachteile. Der Eigentümer des E-Shops hat keinen Zugriff auf die Verwaltung des geschlossenen Systems, das von einem Dritten gehostet wird, und er hat keine Kontrolle über Änderungen an den verbundenen Systemen. Jede Änderung erfordert einen neuen Auftrag an den Lieferanten.
Dann gibt es noch die weit verbreiteten Integrationswerkzeuge wie Keboola, mit denen man praktisch alles mit allem verbinden kann. Sie eignen sich jedoch nicht für dieses spezielle Rechnungsimport/-exportbeispiel, da sie nicht die Anwendungslogik enthalten, die die Rechnungen verarbeitet und am gewünschten Ort speichert.
Entwicklung einer eigenen Anwendung
Um unseren Kunden eine effiziente und erschwingliche Lösung für den Import/Export von Rechnungen anbieten zu können, beschlossen wir, eine eigene Anwendung zu entwickeln, die die Bewegung von Rechnungen ermöglicht und zudem universell für die künftige Integration beliebiger Systeme ausgelegt ist. Die Entwicklung der Anwendung wurde unserem Entwickler Miroslav Zubek anvertraut, der uns bat, InSync als Thema für seine Bachelorarbeit wählen zu dürfen. Wir sind der E-Shop-Plattform UpGates sehr dankbar, die uns den kostenlosen Zugang zur Verwaltung des E-Shops auf höchster Ebene zum Testen und Debuggen der Anwendung ermöglicht hat.
Die InSync-Anwendung ist so konzipiert, dass sie jeden E-Shop mit jedem Billing-Tool verbinden kann. Darüber hinaus bietet sie dem E-Shop-Besitzer eine Verwaltungsschnittstelle, über die er eine beliebige Anzahl von Systemen auswählen und verknüpfen und festlegen kann, wie und wie oft Rechnungen von einem System an die anderen gesendet werden sollen. InSync ist darauf optimiert, den Rechnungsversand in eine Warteschlange zu stellen, so dass die Synchronisation sequentiell erfolgt.
Ein Pilotlauf der Anwendung wurde mit unserem Kunden MISURA getestet, der Rechnungen aus einem von UpGates betriebenen E-Shop in sein Buchhaltungssystem FlexiBee übertragen musste. Dank des Feedbacks des Kunden schlugen wir auch vor, die Anwendung zu erweitern, um beispielsweise Kontakte oder Inventar zu synchronisieren.