We verbinden e-shops en facturatiesystemen met behulp van onze eigen InSync-toepassing
Hoe verstuur je facturen automatisch tussen je e-shop en je facturatiesysteem? Wat te doen als het e-shop platform geen directe integratie biedt voor het exporteren en importeren van facturen? Waar vindt u een universele gecentraliseerde oplossing?
Bij TRITON IT hebben we aan de basis gestaan van verschillende e-shops en bieden we IT-ondersteuning aan anderen. Een van de uitdagingen waar onze klanten mee te maken hebben en die ons meerdere malen is gevraagd op te lossen, is het importeren en exporteren van facturen. Veel e-shops bereiken een stadium waarin de verkoop in hun online winkel zo snel groeit dat veel processen, waaronder het overbrengen van facturen naar boekhoudsystemen, geautomatiseerd moeten worden. Het komt echter voor dat het e-shop platform geen directe integratie met het facturatiesysteem biedt, zodat de eigenaar van de e-shop gedwongen is zijn toevlucht te nemen tot een softwareoplossing van derden.
Boxed e-shop oplossingen hebben lijsten met voorkeursleveranciers (de eerder genoemde derde partijen) die factuurimport/-export aanbieden. Ze werken meestal op basis van “Geef ons 10 tot 20 duizend, betaal ons 600 CZK per maand. Geef ons toegang tot uw e-shop en boekhoud-/facturatiesysteem. En wij regelen de import/export voor u”.
Maar zo’n aanpak heeft nadelen. De eigenaar van de e-shop heeft geen toegang tot de administratie van het gesloten systeem, dat wordt gehost door een derde partij, en heeft geen controle over wijzigingen in de gekoppelde systemen. Elke wijziging vereist een nieuwe bestelling bij de leverancier.
Dan zijn er nog de veelgebruikte integratietools zoals Keboola, waarmee je vrijwel alles aan alles kunt koppelen. Ze zijn echter niet geschikt voor dit specifieke voorbeeld van het importeren/exporteren van facturen, omdat ze niet de applicatielogica bevatten die de facturen verwerkt en opslaat op de gewenste locatie.
Je eigen applicatie ontwikkelen
Om onze klanten een efficiënte en betaalbare oplossing voor het importeren/exporteren van facturen te kunnen bieden, besloten we een applicatie op maat te ontwikkelen waarmee facturen konden worden verplaatst en die universeel ontworpen was voor toekomstige integratie met andere systemen. De ontwikkeling van de applicatie werd toevertrouwd aan onze ontwikkelaar Miroslav Zubek, die ons vroeg of hij InSync mocht kiezen als onderwerp voor zijn bachelorscriptie. We zijn het UpGates e-shop platform erg dankbaar, dat ons gratis toegang gaf tot het top-level e-shop beheer om de applicatie te testen en te debuggen.
De InSync applicatie is ontworpen om elke e-shop te kunnen verbinden met elke factureringstool. Daarnaast biedt het de eigenaar van de e-shop een administratieve interface waarin hij of zij een willekeurig aantal systemen kan selecteren en koppelen en kan bepalen hoe en hoe vaak facturen van het ene systeem naar het andere worden gestuurd. InSync is geoptimaliseerd om de processen voor het verzenden van facturen in een wachtrij te plaatsen, zodat de synchronisatie opeenvolgend plaatsvindt.
Een pilot van de applicatie werd getest met onze klant MISURA, die facturen van een e-shop van UpGates moest overbrengen naar hun FlexiBee boekhoudsysteem. Dankzij de feedback van de klant stelden we ook voor om de applicatie uit te breiden om bijvoorbeeld contacten of inventaris te synchroniseren.